关于进一步规范采购物资挂账票据接收、交接工作相关要求的通知

发布时间:2023年01月30日 阅读次数:2136

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关于进一步规范采购物资挂账票据接收、交接工作相关要求的通知

 

为提高国家能源集团宁夏煤业公司采购物资挂账资料及增值税发票审核工作效率,规范票据审核交接流程,强化风险管控,做到专人专管,流转有序,职责清晰,确保高效。现将采购物资挂账票据接收、交接工作相关事项通知如下:

一、增值税发票开具要求

(一)因为物资核算中心系统升级原因,2020年及以前(含2020年)和以后办理入库手续的物资,需分别在两个系统中办理挂账手续,因此要求分别单独开具发票。

(二)采购订单下的多份入库单可以开具一张发票,采购订单默认为整单结算。

(三)一个合同可以开具多张发票,但一张发票不能包含多个合同内容,采购合同约定结算方式为整批结算的,需按合同金额一次性全额开具增值税发票并办理物资挂账手续。

(四)年度框架采购协议约定可分批次结算的,须按照同一框架协议下的同一批次送货物资金额额开具增值税发票,框架协议项下的采购订单要求整单结算的,需按照要求提供挂账资料。

(五)凡首次与我公司合作的供应商在办理结算时,需提供以下资料:收款账户信息等资料1份、合同(框架协议)1份(50万元及以上需提供2份,复印件)、采购订单1份、入库单1份、发票1份+发票销货清单1份(销货清单必须由A4纸打印,50万元及以上需再提供1份发票复印件),发票交接单2份。

(六)已经在我公司有过挂账历史的单位,再次挂账时不需提供收款账户信息,其它资料同上。

(七)电商挂账提供上述资料,子库转移单和入库单,必须有保管员(验收员)和业务分管主任审核签字及签署日期,未经审核签字的单据为无效单据,不能作为挂账依据。

(八)挂账前供货单位必须按照上述要求认真核对挂账资料并按要求填制票据交接单(详见附件1.宁煤物资公司发票交接单),原则上必须当面清点交接签字确认,物资核算中心发票挂账截止日期为每月20日截止,20日以后接收的发票次月挂账。

(九)如在特殊情况下供货单位人员无法到我公司办理挂账资料移交而需要邮寄相关资料的,供应商须按要求严格审核挂账资料后方可邮寄至我公司。如因邮寄资料不全或数据错误造成挂账延期的、或邮寄资料出现丢失现象,概不负责。

二、采购一部执行组审核挂账资料要求

(一)审核挂账资料合法性,确保每份挂账资料票据合法。

(二)审核挂账资料合规性,对每份挂账资料合同中约定的条款进行仔细研读后,审核票据是否符合挂账约定条款要求,并按照物资核算中心的票据要求进行严格审核,确保每份挂账资料合规规范。

(三)审核挂账资料准确性,确保每份挂账资料的发票、合同订单、入库单相互匹配一致、金额准确。

(四)整理挂账资料完整性,按照物资核算中心要求将资料排序并加盖附件章,登记宁煤物资公司发票交接单。

三、采购一部执行组移交物资核算中心挂账资料要求

(一)实行一一对应管理,采购一部审核票据接收人员与物资核算中心人员及供应商一一对应固定化对接。

(二)票据移交严格执行“日清月结”,无特殊情况下,每日接收审核无误的挂账资料,当天下班前必须移交物资核算中心,特殊情况下除外,但票据必须妥善保管,次日必须移交物资核算中心。

(三)为了票据的完整性、规范性和可追溯性,票据移交必须执行移交手续,双方签字确认后将移交表按月装订成册。

 

物资公司

2023130